Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων

1. Αντικείμενο

Επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό σας τα δεδομένα των επισκεπτών της ιστοσελίδας σας, των πελατών που καταχωρίζετε στο ημερολόγιο και στην καρτέλα πελατών σας και των εργαζομένων που προσκαλείτε στην πλατφόρμα:

• Αιτήματα από τη φόρμα επικοινωνίας και αιτήματα επανάκλησης («Call me back»): όνομα, τηλέφωνο, επιλεγμένη υπηρεσία, χρόνος αποστολής, από πού στάλθηκαν (η ιστοσελίδα σας ή το marketplace) και, στα αιτήματα της φόρμας, το μήνυμα. Τα αποθηκεύουμε, τα δείχνουμε στην πλατφόρμα και σας τα στέλνουμε με email. Αν σημειώσετε σε ένα αίτημα ή σε ένα αίτημα ραντεβού ότι ο πελάτης δεν απάντησε, αποθηκεύουμε πόσες φορές και πότε τελευταία. Τα διαγράφουμε μετά από 12 μήνες.
• Ραντεβού που καταχωρίζετε στο ημερολόγιο: όνομα, τηλέφωνο, επιλεγμένη υπηρεσία, ημέρα και ώρα. Τα αποθηκεύουμε και τα δείχνουμε στην πλατφόρμα. Τα διαγράφουμε 12 μήνες μετά το ραντεβού.
• Ραντεβού που ζητούν οι επισκέπτες στην ιστοσελίδα σας ή στη σελίδα ραντεβού της: όνομα, τηλέφωνο, ημέρα και ώρα, από πού ήρθε ο επισκέπτης (η ιστοσελίδα σας, ένας σύνδεσμός σας, π.χ. στο Google, ή το marketplace) και, αν τα δώσει ο επισκέπτης, επιλεγμένη υπηρεσία, μάρκα και μοντέλο του αυτοκινήτου, email και σχόλιο. Αποθηκεύουμε το αίτημα, το δείχνουμε στην πλατφόρμα και σας το στέλνουμε με email. Αν ο επισκέπτης έδωσε email, του στέλνουμε για λογαριασμό σας την απάντησή σας (επιβεβαίωση ή απόρριψη) και, αν αργότερα αλλάξετε την ημέρα ή την ώρα ενός ραντεβού που αποδεχτήκατε ή το διαγράψετε, ενημέρωση γι’ αυτό· τίποτε άλλο. Ένα αίτημα που απορρίπτετε το διαγράφουμε αμέσως· ένα ραντεβού που αποδεχτήκατε, 12 μήνες μετά την ημέρα του.
• Καρτέλα πελατών (πρόσθετο «Καρτέλα πελατών»), αν την έχει το συνεργείο σας: όνομα, τηλέφωνο, email, ΑΦΜ (για επιχειρήσεις) και σημείωση ενός πελάτη, τα οχήματά του (πινακίδα, μάρκα, μοντέλο, έτος, αριθμός πλαισίου, κατηγορία οχήματος, επόμενο ΚΤΕΟ και επόμενο σέρβις και, αν τα αποθηκεύσετε με τον σαρωτή άδειας, τα υπόλοιπα στοιχεία του οχήματος από την άδεια κυκλοφορίας, ποτέ του κατόχου) και οι εργασίες σε αυτά (ημέρα, χιλιόμετρα, εργασίες, σημείωση και, αν τα καταχωρίσετε, είδος εργασίας, αριθμός καταχώρισης στο Ψηφιακό Πελατολόγιο της ΑΑΔΕ και ΜΑΡΚ παραστατικού). Δεν στέλνουμε τίποτα από αυτά στην ΑΑΔΕ. Ένα ραντεβού με τηλέφωνο που καταχωρίζετε ή αποδέχεστε δημιουργεί τον πελάτη· πελάτες καταχωρίζετε επίσης μόνοι σας ή τους φέρνετε από έναν πίνακα. Τα αποθηκεύουμε μέχρι να τα διαγράψετε και τα διαγράφουμε μαζί με το συνεργείο σας· αν λήξει το πρόσθετο, παραμένουν αποθηκευμένα και μπορείτε να τα εξαγάγετε ως πίνακα. Αν συμπληρώσετε τα στοιχεία ενός οχήματος από μια φωτογραφία ή ένα PDF της άδειας κυκλοφορίας του, το αρχείο στέλνεται στον πάροχο του γλωσσικού μοντέλου· δεν το αποθηκεύουμε, και επιστρέφουν μόνο τα στοιχεία του οχήματος, που τα ελέγχετε και τα αποθηκεύετε εσείς.
• Σαρωτής άδειας (πρόσθετο), αν τον έχει το συνεργείο σας: η φωτογραφία ή το PDF μιας άδειας κυκλοφορίας στέλνεται στον πάροχο του γλωσσικού μοντέλου, και επιστρέφουν μόνο τα στοιχεία του οχήματος. Το αρχείο δεν το αποθηκεύουμε. Τα στοιχεία που διαβάστηκαν, με το όνομα του προσώπου που έκανε τη σάρωση και την ώρα, μένουν 90 ημέρες στις τελευταίες σαρώσεις και μετά διαγράφονται· αν τα αποθηκεύσετε σε όχημα της καρτέλας πελατών σας, μένουν εκεί όπως τα υπόλοιπα στοιχεία του οχήματος.
• Στατιστικά: προβολές σελίδων και κλικ (κλήση, οδηγίες, άνοιγμα υπηρεσίας, αποστολή φόρμας), μαζί με συσκευή, browser, γλώσσα, περιοχή κατά προσέγγιση και τη σελίδα από την οποία ήρθε ο επισκέπτης. Χωρίς cookies· η διεύθυνση IP δεν αποθηκεύεται.
• Προστασία της φόρμας και του αιτήματος ραντεβού: η διεύθυνση IP για λίγα λεπτά, για αποτροπή κατάχρησης.
• Κριτικές του Google που εμφανίζει η ιστοσελίδα σας: συντομευμένο όνομα, βαθμολογία, κείμενο.
• Προσωπικά δεδομένα που βάζετε οι ίδιοι στην ιστοσελίδα σας, π.χ. ονόματα και φωτογραφίες εργαζομένων.
• Εργαζόμενοι που προσκαλείτε στην πλατφόρμα: όνομα, email, ρόλος και οι ενότητες που μπορούν να ανοίξουν, η καθεμία για προβολή ή για επεξεργασία. Τους στέλνουμε την πρόσκληση και τα email σύνδεσης. Όταν αφαιρείτε κάποιον από την ομάδα, διαγράφουμε αμέσως τον λογαριασμό. Για κάθε αλλαγή που κάνουν στο συνεργείο αποθηκεύουμε ποιος την έκανε και πότε (ιστορικό) και το διαγράφουμε μετά από 12 μήνες.

2. Εντολές

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα αυτά μόνο για τη συμφωνημένη υπηρεσία και σύμφωνα με τις εντολές σας. Εντολές είναι η σύμβαση, οι ρυθμίσεις σας στην πλατφόρμα και όσα μας αναθέτετε με email. Αν θεωρούμε μια εντολή παράνομη, σας το λέμε.

3. Εμπιστευτικότητα και ασφάλεια

Πρόσβαση έχουν μόνο τα πρόσωπα που τη χρειάζονται για τη λειτουργία και που δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας. Προστατεύουμε τα δεδομένα με τα μέτρα του Παραρτήματος 1. Μπορούμε να τα αλλάζουμε, εφόσον η προστασία δεν μειώνεται.

4. Υπεργολάβοι επεξεργασίας

Συμφωνείτε με τους υπεργολάβους του Παραρτήματος 2. Δεσμεύουμε τον καθένα με την ίδια προστασία και ευθυνόμαστε για αυτόν. Κάθε αλλαγή τη γνωστοποιούμε με email τουλάχιστον 30 ημέρες πριν. Αν αντιταχθείτε για σπουδαίο λόγο και δεν βρεθεί λύση, μπορείτε να καταγγείλετε τη σύμβαση για την ημέρα της αλλαγής.

Τα δεδομένα τα επεξεργαζόμαστε εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Σε άλλη χώρα πηγαίνουν μόνο όπου το αναφέρει το Παράρτημα 2, και μόνο με τις εγγυήσεις του Κεφαλαίου V του ΓΚΠΔ.

5. Συνδρομή

Αν ένας επισκέπτης απευθυνθεί σε εμάς για τα δεδομένα του, σας προωθούμε το αίτημά του. Τα αιτήματα τα βλέπετε στην πλατφόρμα· με εντολή σας διορθώνουμε ή διαγράφουμε συγκεκριμένα. Σας συνδράμουμε, σε εύλογο βαθμό, στις υποχρεώσεις σας από τα άρθρα 32 έως 36 ΓΚΠΔ.

6. Παραβίαση δεδομένων

Αν μάθουμε για παραβίαση των δεδομένων σας, σας ενημερώνουμε αμελλητί με email, με όσα χρειάζεστε για τη δική σας γνωστοποίηση.

7. Διαγραφή και παράδοση

Όταν λήξει η σύμβαση, σας παραδίδουμε τα δεδομένα αν το ζητήσετε και τα διαγράφουμε μετά από 30 ημέρες. Ό,τι ο νόμος μάς υποχρεώνει να τηρούμε, μένει δεσμευμένο για όσο χρειάζεται.

8. Απόδειξη συμμόρφωσης

Σας δίνουμε τις πληροφορίες και τα έγγραφα που χρειάζεστε για να αποδείξετε την τήρηση της σύμβασης αυτής. Αν δεν αρκούν, είναι δυνατός επιτόπιος έλεγχος κατόπιν ειδοποίησης και σε συνήθεις ώρες, το πολύ μία φορά τον χρόνο και, αν υπάρχει βάσιμος λόγος, συχνότερα· τα έξοδά σας τα φέρετε εσείς.

9. Ευθύνη και προτεραιότητα

Για την ευθύνη ισχύουν το άρθρο 82 ΓΚΠΔ και οι όροι χρήσης. Σε θέματα προστασίας δεδομένων η σύμβαση αυτή υπερισχύει των όρων χρήσης.

Παράρτημα 1: Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

• Διακομιστές στη Γερμανία· μεταφορά μόνο κρυπτογραφημένη (HTTPS).
• Σύνδεση μόνο με προσωπικό σύνδεσμο ή κωδικό σύντομης ισχύος· ο κωδικός αποθηκεύεται μόνο ως hash και ακυρώνεται μετά από λίγες λανθασμένες προσπάθειες· όχι ελεύθερη εγγραφή. Οι εργαζόμενοι ενός συνεργείου ανοίγουν μόνο τις ενότητες που τους επιτρέπει ένας ιδιοκτήτης και αλλάζουν μόνο ό,τι τους δίνει για επεξεργασία· ο έλεγχος γίνεται στον διακομιστή.
• Αυστηρός διαχωρισμός των συνεργείων: κάθε ερώτημα δεσμεύεται στο συνδεδεμένο συνεργείο και ελέγχεται με δοκιμές.
• Πρόσβαση στον διακομιστή και στη βάση δεδομένων μόνο για λίγους διαχειριστές.
• Σταθερές προθεσμίες διαγραφής, που τις τηρεί ο ίδιος ο διακομιστής.
• Προστασία από κατάχρηση: όριο στα αιτήματα, έλεγχος των αρχείων που ανεβαίνουν.
• Ιστοσελίδες των συνεργείων χωρίς cookies και χωρίς περιεχόμενο από ξένους διακομιστές.

Παράρτημα 2: Υπεργολάβοι επεξεργασίας

STRATO GmbH, Berlin (Γερμανία)

Διακομιστές στη Γερμανία: πλατφόρμα, βάση δεδομένων, ιστοσελίδες των συνεργείων, στατιστικά. Όλα τα δεδομένα της πλατφόρμας.

STRATO GmbH, Berlin (Γερμανία)

Αποστολή email: σύνδεσμοι και κωδικοί σύνδεσης, προσκλήσεις (και στην ομάδα ενός συνεργείου), η ειδοποίηση για νέο αίτημα ή αίτημα ραντεβού, με το περιεχόμενό του, και η απάντηση ενός συνεργείου σε επισκέπτη που ζήτησε ραντεβού, ή η ενημέρωσή του όταν το ραντεβού του αλλάζει ή ακυρώνεται.

Anthropic, PBC, San Francisco (ΗΠΑ)

Γλωσσικό μοντέλο για το cokolex ai: στοιχεία και κείμενα του συνεργείου, αν το συνεργείο συμφωνήσει το κείμενο της παλιάς του ιστοσελίδας, και η φωτογραφία ή το PDF μιας άδειας κυκλοφορίας, όταν το συνεργείο ζητήσει να διαβαστεί. Ποτέ αιτήματα πελατών.